La présente politique de confidentialité décrit comment 1MPACT Partenaires d'affaires inc. (« 1MPACT », « nous ») recueille, utilise, communique, conserve et détruit les renseignements personnels dans le cadre de l'exploitation du site 1mpact.ca et du logiciel interne que 1MPACT utilise pour préparer, transmettre et faire accepter ses propositions de service auprès de ses clients (collectivement, le « Service »). Elle est établie conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1), telle que modernisée par la Loi 25 (Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels).
1. Responsable de la protection des renseignements personnels
La personne responsable de la protection des renseignements personnels chez 1MPACT est :
Mathieu Beaufort
Responsable de la protection des renseignements personnels
1MPACT Partenaires d'affaires inc.
Courriel : confidentialite@1mpact.ca
Saint-Jean-sur-Richelieu (Québec), Canada
Toute question relative à la présente politique, toute demande d'exercice de vos droits et tout signalement d'incident peuvent lui être adressés à cette adresse.
2. Champ d'application
1MPACT est une firme de partenaires d'affaires en ressources humaines. Nous exploitons le site 1mpact.ca ainsi qu'un logiciel interne qui nous sert à cataloguer nos offres de service, à préparer des propositions et à les faire accepter par nos clients au moyen d'une signature électronique.
1MPACT détermine seule les fins et les moyens de la collecte et agit à titre d'entreprise responsable au sens de la Loi, tant à l'égard des visiteurs du site qu'à l'égard des renseignements de ses clients saisis dans le logiciel. Le Service n'est pas offert à des tiers comme produit ou abonnement : c'est un outil interne à 1MPACT.
3. Renseignements personnels recueillis
3.1 Comptes des membres de l'équipe
- Adresse courriel, mot de passe (conservé uniquement sous forme hachée), langue d'interface et rôle au sein de 1MPACT.
3.2 Renseignements sur nos clients
- Nom, coordonnées et notes de contexte d'affaires des clients de 1MPACT;
- Contenu des propositions : services offerts, prix, clauses contractuelles, sections rédigées ou générées.
3.3 Demandes de contact (assistant du site)
Si vous utilisez l'assistant de contact du site, nous recueillons — uniquement après votre consentement explicite affiché dans la conversation — votre nom, le nom de votre entreprise, une coordonnée (courriel ou téléphone) et, le cas échéant, votre message. Aucune information n'est transmise avant ce consentement.
3.4 Acceptation et signature électronique des propositions
Lorsqu'un client consulte une proposition par lien public et y répond, nous recueillons : son nom, son courriel, sa signature électronique, l'horodatage de l'acceptation ou du refus, son adresse IP et l'identifiant de son navigateur (« user-agent »). Ces éléments servent à constituer la piste de vérification de la signature et à en démontrer l'intégrité.
3.5 Journaux techniques
Les consultations des propositions publiques et certains événements de sécurité (limitation de débit, erreurs) sont journalisés avec l'adresse IP et le user-agent, à des fins de sécurité, d'audit et de prévention des abus.
3.6 Témoins (cookies)
Voir la section 10 ci-dessous.
4. Fins d'utilisation
Nous utilisons les renseignements personnels uniquement aux fins suivantes :
- Fournir, exploiter et sécuriser le site et le logiciel (authentification, sauvegardes);
- Préparer, transmettre et faire signer nos propositions de service;
- Donner suite aux demandes de contact reçues par le site;
- Constituer la piste d'audit exigée pour la validité des signatures électroniques;
- Prévenir la fraude et les abus, diagnostiquer les incidents techniques;
- Respecter nos obligations légales.
Nous n'utilisons pas vos renseignements personnels à des fins de publicité comportementale et nous ne vendons aucun renseignement personnel.
5. Consentement
Sauf exception prévue par la Loi, nous recueillons les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée, avec son consentement manifeste, libre et éclairé, donné à des fins spécifiques. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en nous écrivant à confidentialite@1mpact.ca; le retrait n'affecte pas la licéité du traitement effectué avant celui-ci et peut limiter notre capacité à vous fournir le Service.
6. Intelligence artificielle
1MPACT utilise des modèles de langage pour aider à la rédaction du contenu de ses propositions. À cet égard :
- Anonymisation avant tout appel. Les renseignements personnels contenus dans le contexte d'une proposition (noms, courriels, numéros de téléphone, noms d'organisations) sont pseudonymisés avant d'être transmis au modèle : ils sont remplacés par des jetons neutres, et la table de correspondance demeure en mémoire sur notre serveur — elle n'est jamais transmise. Ainsi, aucun renseignement personnel n'est communiqué au fournisseur d'intelligence artificielle, quelle que soit la localisation de son infrastructure d'inférence.
- Fournisseur. Le fournisseur principal est Cohere, une société canadienne. En cas d'indisponibilité, un fournisseur de relève peut être sollicité; comme le texte transmis est déjà anonymisé, aucun renseignement personnel n'en dépend.
- Aucun entraînement. Nous n'utilisons pas vos renseignements pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle.
- Journal des interactions. Chaque génération est consignée (modèle utilisé, requête et réponse — masquées, volume de jetons) afin d'assurer la traçabilité et le diagnostic.
- Aucune décision entièrement automatisée. L'intelligence artificielle propose du contenu; la décision d'envoyer une proposition et son contenu final relèvent toujours d'un humain. 1MPACT ne rend aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé au sens de l'article 12.1 de la Loi.
7. Hébergement, sous-traitants et lieu de traitement
Le Service est conçu pour garder les renseignements au Québec. Nous ne recourons qu'aux fournisseurs nécessaires à son exploitation, dans le cadre d'ententes assurant une protection adéquate :
- OVH — hébergement de l'application et de la base de données sur des serveurs situés à Beauharnois (Québec);
- Stockage des documents — les documents PDF générés sont conservés localement, sur ce même serveur au Québec (aucun stockage infonuagique étranger);
- Cohere (société canadienne) — génération de texte, tel que décrit à la section 6, sans qu'aucun renseignement personnel ne lui soit communiqué (anonymisation préalable).
Ainsi, l'hébergement et le stockage demeurent au Québec, et aucun renseignement personnel n'est communiqué au fournisseur d'intelligence artificielle. Avant toute communication de renseignements personnels à l'extérieur du Québec, nous procédons à l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée exigée par l'article 17 de la Loi. Ces fournisseurs n'agissent que selon nos instructions et n'acquièrent aucun droit d'utiliser les renseignements à leurs propres fins. Nous ne communiquons aucun renseignement personnel à des tiers à des fins commerciales ou publicitaires.
8. Conservation et destruction
- Les renseignements liés à un compte de membre de l'équipe sont conservés pendant la durée de sa collaboration avec 1MPACT;
- Les propositions acceptées et leur piste de signature sont conservées tant qu'elles sont nécessaires pour faire preuve du contrat, conformément aux délais de prescription applicables au Québec;
- Les demandes de contact non converties sont supprimées au plus tard 24 mois après leur réception;
- Les journaux d'interactions avec l'intelligence artificielle sont purgés automatiquement après un délai de conservation prédéfini;
- Lorsque les fins sont accomplies, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés conformément à la Loi.
9. Mesures de sécurité
Nous appliquons des mesures de sécurité raisonnables et proportionnées à la sensibilité des renseignements, notamment : chiffrement des communications (TLS), hachage des mots de passe, hébergement dédié au Québec, contrôle d'accès fondé sur les rôles, journalisation des événements, limitation de débit sur les pages publiques, anonymisation des renseignements personnels avant tout traitement par intelligence artificielle et principe du moindre privilège chez nos fournisseurs.
10. Témoins (cookies)
Le Service n'utilise que des témoins essentiels, complétés par une mesure d'audience anonyme et sans témoin (Cloudflare Web Analytics) qui ne requiert pas de consentement. Comme aucun témoin non essentiel n'est déposé, aucune bannière de consentement n'est affichée. Les catégories sont les suivantes :
| Essentiels | Fonctionnels | Analytiques |
|---|---|---|
| Témoin de session (authentification, protection contre la falsification de requêtes) et choix de langue. Nécessaires au fonctionnement du site — ils ne peuvent être désactivés. | Préférences d'affichage non essentielles. Aucun témoin de cette catégorie n'est utilisé. | Mesure d'audience via Cloudflare Web Analytics — sans témoin, sans donnée personnelle, agrégée. Aucun consentement requis. |
Le Service n'utilise aucun témoin publicitaire ni aucune technologie de pistage individuel par un tiers.
11. Vos droits
Conformément à la Loi, vous pouvez :
- Accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet;
- En demander la rectification s'ils sont inexacts, incomplets ou équivoques;
- Retirer votre consentement à leur utilisation ou communication;
- Demander la cessation de la diffusion ou la désindexation d'un renseignement, dans les cas prévus par la Loi;
- Obtenir, lorsque la Loi le prévoit, la portabilité des renseignements personnels informatisés que vous nous avez fournis, dans un format technologique structuré et couramment utilisé;
- Demander la destruction des renseignements dont la conservation n'est plus nécessaire.
Adressez votre demande par écrit à confidentialite@1mpact.ca. Nous y répondrons avec diligence, au plus tard dans les 30 jours de sa réception. Si vous êtes insatisfait du traitement de votre demande, vous pouvez soumettre une plainte à la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI).
12. Incidents de confidentialité
Nous tenons un registre des incidents de confidentialité. Tout incident présentant un risque de préjudice sérieux est signalé avec diligence à la Commission d'accès à l'information et aux personnes concernées, conformément aux articles 3.5 et suivants de la Loi, et nous prenons les mesures raisonnables pour diminuer les risques et éviter qu'un incident de même nature ne se reproduise.
13. Mineurs
Le Service s'adresse aux entreprises et n'est pas destiné aux personnes de moins de 14 ans. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès de mineurs.
14. Modifications de la présente politique
Nous pouvons modifier la présente politique pour refléter l'évolution du Service ou de la législation. La version en vigueur, datée, est publiée en permanence à cette adresse; en cas de changement significatif, un avis sera affiché sur le site.
15. Langue
La présente politique est publiée en français et en anglais. En cas de divergence, la version française prévaut.
